Structurer la communication d’une association culturelle locale

En mars 2025, j’ai commencé à accompagner l’association Musique Pour Tous suite au départ de leur chargée de communication salariée.

Basée à Nanterre, l’association œuvre depuis 1982 pour la promotion des musiques actuelles en banlieue parisienne. Elle anime notamment une école de musique, des studios de répétition et une scène de concerts dédiée aux groupes amateurs locaux.

La demande initiale du président et du directeur était claire : poursuivre les actions de communication déjà engagées tout en renforçant l’ancrage local de l’association auprès des habitants du quartier.

Très rapidement, le projet a dépassé la simple continuité opérationnelle pour évoluer vers une réflexion plus globale sur les outils, les processus et la circulation de l’information.

Un audit des outils et des méthodes existantes

La première étape a consisté à réaliser un audit des outils numériques et des méthodes de travail déjà en place.

L’association disposait déjà d’une présence active sur Facebook et Instagram, ainsi que d’un site internet WordPress. En revanche, ce dernier avait été développé entièrement sur mesure en code, sans interface d’administration réellement exploitable par l’équipe. Il n’était donc pas mis à jour et figé depuis sa mise en ligne.

Au-delà des outils eux-mêmes, l’organisation interne reposait essentiellement sur des échanges de mails et des tâches répétitives, notamment pour la programmation culturelle.

Repenser l’organisation des BasseCour Jump

L’un des premiers sujets structurants a concerné les BasseCour Jump, les soirées concerts organisées chaque vendredi soir par l’association.

Avec trois groupes programmés par soirée et une programmation hebdomadaire, la gestion administrative représentait un volume conséquent : demandes de participation, vérification des disponibilités, échanges de documents, récupération des visuels et des biographies, suivi des confirmations…

Avant mon arrivée, l’ensemble de cette organisation reposait sur des échanges de mails successifs entre les musiciens et la chargée de communication.

J’ai donc proposé de restructurer complètement ce fonctionnement afin de fluidifier les échanges et limiter les tâches répétitives.

Un planning partagé en lecture seule a été mis à disposition des groupes de musique afin qu’ils puissent consulter directement les créneaux disponibles. En parallèle, un formulaire centralisé permet désormais aux musiciens de transmettre en une seule fois toutes les informations nécessaires à leur inscription : disponibilités, description du groupe, liens vers les réseaux sociaux, photos, besoins techniques, etc.

Cette nouvelle organisation a permis :

• de réduire fortement les allers-retours par mail ;
• de simplifier le suivi administratif ;
• d’autonomiser davantage les groupes ;
• de sécuriser la collecte des informations nécessaires à la communication des événements.

Elle a également permis de sécuriser 3 publications par semaine sur les réseaux sociaux, afin de mettre en avant les groupes de musique inscrits aux BasseCour Jump.

Renforcer les liens avec la presse locale

L’un des objectifs fixés par l’association était également de renforcer sa visibilité locale.

J’ai donc repris contact avec plusieurs médias et relais de communication locaux afin de remettre en place une diffusion régulière de la programmation culturelle.

Désormais, une programmation mensuelle est envoyée en amont aux médias locaux afin de faciliter le relais des événements sur les agendas culturels, les sites internet partenaires et les réseaux associatifs du territoire.

Refaire entièrement le site internet

En parallèle, nous avons engagé une refonte complète du site internet de l’association.

L’objectif était double :

• valoriser davantage la programmation culturelle ;
• rendre le site administrable facilement par l’équipe de l’association.

Le nouveau site a été pensé comme un véritable outil de communication quotidien, avec :

• un agenda culturel plus lisible ;
• une meilleure mise en avant des événements ;
• une navigation simplifiée ;
• une entrée spécifique dédiée aux musiciens amateurs souhaitant participer aux BasseCour Jump.

Cette refonte a également permis à l’association de gagner en autonomie dans la gestion de ses contenus.

Une communication toujours en construction

Le projet continue aujourd’hui d’évoluer.

De nouveaux outils sont progressivement mis en place afin d’améliorer encore la circulation de l’information entre l’association, ses adhérents et les musiciens :

• une newsletter mensuelle dédiée aux adhérents avec la programmation culturelle ;
• une newsletter spécifique pour les groupes de musique ;
• des communications ciblées autour des studios de répétition ou des créneaux de dernière minute disponibles sur les BasseCour Jump.

Au-delà de la communication elle-même, cette mission illustre surtout un enjeu fréquent dans le secteur associatif : transformer des organisations reposant largement sur l’humain et les actions manuelles en systèmes plus fluides, plus lisibles et plus autonomes.